Role based Work Centers

Rol gebaseerd werken is in steeds meer organisaties ingevoerd. De workcenters van IBM Maximo ondersteunen uw onderhoudsmedewerkers bij deze rol gebaseerde werkzaamheden.

Work centres 12

Work Centers - Rol gebaseerd werken

Role based WorkCenters

Service aanvragen

Werkuitvoering

Werktoezicht

Voorraadbeheer

Inspectieformulieren beheren

Inspectie uitvoeren

Service aanvragen Work Center

Dagelijks komen service aanvragen, meldingen, verstoringen  binnen in uw organisatie. Deze kunnen opgemerkt worden door collega’s, operators en natuurlijk ook door medewerkers van de technische dienst (monteurs, maintenance engineers, werkvoorbereiders, inkopers, magazijn medewerkers, etc.)

Meldingen kunnen binnen IBM Maximo op verschillende manieren ingediend worden. Via de mail, waarbij de mail wordt omgezet in een service request, via het self service request portaal en via het workcenter.

Deze aanvragen dienen goed inzichtelijk te zijn binnen je organisatie. Tevens dienen ze goed geregistreerd te worden om te voorkomen dat meldingen vergeten worden of verloren gaan. Daarnaast is het wenselijk dat er inzicht is over welke werkorders vanuit welke meldingen gegenereerd worden en waar de meeste meldingen ontstaan.

In het workcenter kunt u nieuwe serviceaanvragen toevoegen door de aanvraagcategorie op te geven, de locatie te selecteren, het activum te definiëren en een beschrijving op te geven. Ook kunnen er foto’s en/of video’s worden gemaakt en bijgesloten.

Nadat u een serviceaanvraag hebt ingevoerd, ontvangt u automatisch meldingen wanneer de aanvraag is uitgevoerd of gesloten.

Werkuitvoering Work Center

In dit workcenter kunt u details toevoegen of belangrijke informatie over het werk bekijken, zoals de status, de prioriteit, het asset, de locatie, het taakplan en andere gerelateerde records.

In dit workcenter zijn de geplande werkorders inzichtelijk gemaakt op de geplande data: Achterstallig, Vandaag, Morgen, Komende 3-5 dagen, Voltooid en Alle.

Bij elke werkorder staat de belangrijkste informatie over het werk. Als u een werkorder opent, verschijnen er verschillende tabbladen met de taken die nodig zijn om de werkorder te controleren en te beheren: Details, Inspecties, Plannen, Commentaar en Bijlagen. Op elk tabblad ziet u de informatie en acties die u helpen bij het uitvoeren van uw werkzaamheden.

Als u bij een werkorder op Starten klikt om het werk te beginnen, krijgt de werkorder de status ‘In uitvoering’ en wordt de tijd die u besteedt aan het oplossen van het probleem bijgehouden. Indien nodig kunt u de timer stoppen en opnieuw starten.

Bovendien kunt u in dit workcenter de volgende acties uitvoeren:

  • Follow-up werkorders maken
  • Uitvaltijd van assets melden
  • Meteruitlezingen voor assets en locaties invoeren
  • Selecteer ‘Werk rapporteren’ om de volgende informatie te melden:
    • De werkelijke tijd die u aan het uitvoeren van het werk hebt besteed
    • De artikelen of materialen die u hebt gebruikt
    • De gereedschappen die u hebt gebruikt
    • Alle storingen en informatie over problemen, oorzaken, oplossingen

 

Werktoezicht Work Center

In dit Work Center heeft u inzicht in de voortgang van het werk, het reeds afgesloten werk. Daarnaast kunt u nieuw werk aanmaken en ingediende serviceaanvragen bekijken.

Werkorders kunnen eenvoudig binnen dit workcenter worden aangemaakt en verdeeld naar de desbetreffende monteurs.  Door op de knop ‘werk maken’ in de rechterbenedenhoek te klikken, wordt automatisch het tabblad Details van de nieuwe werkopdracht geopend, waar u essentiële informatie kunt toevoegen en de werkopdracht kunt opslaan. Bij het maken van een werkorder kunnen QR-codes of barcodes worden gebruikt om locatiegegevens of activagegevens toe te voegen.

 

Nadat de werkbon is opgeslagen, wordt er een nummer voor de werkbon gegenereerd en kunnen verdere details worden toegevoegd zoals plannen, opdrachten, inspecties, opmerkingen en bijlagen.

Werkorders worden geordend in vier secties die corresponderen met de taken die u uitvoert terwijl het werk zijn levenscyclus doorloopt.

Werk goedkeuren
In het gedeelte Werk goedkeuren worden werkorders afgebeeld die niet zijn goedgekeurd.

Bij het doornemen van werkorders kunt u de volgende acties uitvoeren:

  • Snel een werkorder rechtstreeks vanuit een kaart goedkeuren nadat u de beschrijving van het probleem hebt bekeken alsmede de prioriteit, de locatie en het tijdstip waarop het werk volgens de planning moet worden gestart.
  • Details toevoegen aan het werkplan, zoals de taken, arbeid, artikelen, gereedschappen of services die nodig zijn om het werk te voltooien
  • Een eigenaar of eigenarengroep aan de werkorder toewijzen
  • Arbeid en vakgroepen toewijzen
  • Commentaar toevoegen om te communiceren met uw monteurs
  • Bijlagen toevoegen

Eigenaar toewijzen
In de sectie Eigenaar toewijzen worden werkorders weergegeven die niet zijn toegewezen aan een eigenaar of eigenarengroep. U kunt een eigenaar of eigenarengroep opgeven. De eigenaar kan de werkorder vervolgens openen in het Werkuitvoering work center.

Werk bewaken
In de sectie Werk bewaken wordt werk weergegeven dat aan een eigenaar of eigenarengroep is toegewezen.

U kunt in uitvoering zijnde werkorders bewaken. U kunt zien wanneer het werk is gestart en wat de geplande eindtijd is, en u kunt opmerkingen toevoegen om te communiceren met de eigenaar van de werkorder.

Werk afsluiten
In de sectie Werk afsluiten wordt het werk afgebeeld dat de technici hebben voltooid.

Wanneer een werkorder voltooid is, kunt u hem sluiten; u kunt ook meerdere werkorders selecteren en sluiten. Voordat u de werkorder sluit, kunt u de door technici gemelde werkdetails bekijken, zoals de bestede tijd en de artikelen, materialen, gereedschappen en services die zijn gebruikt.

Het is ook mogelijk om openstaande arbeidstransacties goed te keuren en om arbeidstransacties voor uw monteurs te maken. Indien nodig kunt u follow-upwerk maken.

Work Center Voorraadbeheer

Met het Voorraadbeheer workcenter kunnen gebruikers reserveringen beheren, artikelen uitgeven, magazijnen onderhouden en de artikelcatalogus beheren.

Middels dit workcenter is het mogelijk om eenvoudig alle lopende reserveringen bekijken. Data en hoeveelheden kunnen worden gewijzigd. Reserveringen kunnen worden gemaakt, overgedragen of verwijderd. Ten slotte kan op de pagina Uitgegeven items de geschiedenis van uitgegeven items worden bekeken.

Het workcenter geeft een snel overzicht van alle magazijnen. Door simpelweg op een magazijn te klikken, worden alle artikelen weergegeven die als voorraad voor dat magazijn zijn opgeslagen. Tellingen kunnen gemakkelijk worden bijgehouden.

Van de artikelen kunnen de details zoals maateenheden, status, partij, goederencodes, standaardleveranciers en bijlagen worden bijgehouden.

Voeg nieuwe items toe zodat ze kunnen worden toegevoegd aan opslagruimten.

Inspectieformulieren beheren Work Center

Het Inspectieformulieren Beheren workcenter gebruikt u voor het maken van inspectieformulieren. Dit doet u door vragen toe te voegen en antwoorden te definiëren. De inspectieformulieren die u maakt, zijn vervolgens in het Inspectie Uitvoeren workcenter beschikbaar voor inspecteurs.

Wanneer u een inspectieformulier maakt, wordt het formulier als concept toegevoegd aan de formulierenbibliotheek. U kunt optionele of verplichte vragen toevoegen en de typen antwoorden definiëren, zoals tekst, cijfers, meters, bijlagen of opties die u als geldig antwoord kunt kiezen. U kunt ook extra instructies voor de inspecteur toevoegen, en u kunt de vragen groeperen. U kunt ook een type voor het formulier opgeven, zoals een conditiemeting of inspectie.

U kunt voorwaarden toevoegen aan de antwoordvelden voor bestaande vragen op inspectieformulieren om meer informatie te verzamelen. U kunt bepalen welke aanvullende antwoordvelden worden afgebeeld voor inspecteurs, afhankelijk van de antwoorden die zij hebben gegeven op vragen op het inspectieformulier. Een vraag kan bijvoorbeeld luiden “Is er roest aanwezig?” Als het antwoord ja is, kan een andere vraag luiden: “Welk percentage van het gebied heeft roest?”

Wanneer u een conceptformulier hebt ingevuld, kunt u het formulier activeren. Geactiveerde formulieren zijn dan beschikbaar voor gebruik bij inspecties. U kunt formulieren ook reviseren door de bestaande informatie te wijzigen. Terwijl het formulier wordt gereviseerd, blijft de huidige actieve versie beschikbaar voor gebruik door de inspecteur.

Nadat u een inspectieformulier hebt ingevuld, kunt u het activum, de locatie, de werkorder en de bij het werk behorende inspectiedetails bekijken. Nadat inspecties zijn voltooid, kunt u de resultaten evalueren.

Omdat inspectieformulieren complex kunnen worden met veel vragen en voorwaarden in het formulier, kunt u de tool Inspectieformulieren beheren het best op volledig scherm bekijken.

Inspectie uitvoeren Work Center

In het Inspectie Uitvoeren workcenter kunt u de inspecties uitvoeren. Deze inspectieformulieren zijn met behulp van het Inspectieformulieren Beheren <create link> workcenter gedefinieerd. Het is ook mogelijk om de resultaten van voltooide inspecties door te nemen en om, indien nodig, ongeplande inspecties aan te maken.

Als inspecteur/monteur voert u inspecties uit en legt u de inspectieresultaten vast. Daarnaast kunt u formulieren voor ongeplande inspecties maken of inspectieresultaten bekijken vanuit de toepassingen Activa, Locaties en Werkorders traceren. Daarnaast is het mogelijk om ongeplande bulkinspecties uit te voeren op activa en/of locaties.

Nadat een bepaald inspectieformulier is geactiveerd, gebruikt u dat formulier bij de inspectie van een activum of locatie. Filter uw inspecties op de statussen In behandeling, In uitvoering en Voltooid. Tijdens een inspectie filtert u de lijst van vragen, zodat alleen de vereiste of onbeantwoorde vragen worden afgebeeld. De antwoorden op elke vraag worden automatisch opgeslagen. Nadat u alle vereiste vragen hebt beantwoord, controleert u uw antwoorden nog een keer in het venster Inspectieoverzicht en voltooid u de inspectie.